事務を任せるためのガイド
建設業の事務を外に任せる方法
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 建設業の見積書や提出書類の下書き、期限の管理は任せられます。施工の判断と元請への提出の承認は社内に残します。
事務が詰まるとき
現場が動くと、事務所には見積、安全書類、請求書、元請からの提出依頼が一度に届きます。書類の形式は元請ごとに違い、同じ作業員の情報を何度も書き直すことになりがちです。
現場の所長が事務所の書類まで抱えると、現場の確認が後回しになります。事務所の書類が遅れると、元請からの信頼にも響きます。
任せられる部分と、社内に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社内に残る部分 |
|---|---|---|
| 見積 | 数量と単価の一覧、過去の見積の参照、見積書の下書き | 単価の決定、値引き、受注の判断 |
| 安全書類 | 作業員名簿や持込機械などの書類の下書き、有効期限の一覧 | 作業員の資格と配置の確認、提出の承認 |
| 施工体制台帳 | 元請の書式への転記、必要項目の抜けの確認 | 下請の選定、施工体制の判断（建設業法などの決まりに関わるため確認が要る） |
| 請求 | 出来高の集計の下書き、請求書の下書き | 請求金額の承認、下請への支払いの判断 |
| 期限 | 提出期限の一覧、現場ごとの期日のお知らせ | 期限の延長の交渉 |
安全書類と施工体制台帳は、現場の安全と元請との契約に関わります。書式を揃えて抜けを見つける作業は任せられますが、中身を現場の事実として確かめるのは、社内の担当者です。
建設業の事務は、元請ごとの締め日と現場ごとの期限が重なりやすいものです。提出書類の期限を、元請と現場の二つの軸で並べておくと、どちらかの期限を落とす事態を防げます。一覧の見方は、最初の打合せで決めてください。
任せ方の手順
- 元請ごとに、提出書類の一覧と書式を集める。
- 現場ごとに、書類の期限と提出先を一覧にする。
- 作業員の資格と有効期限は、更新日を一覧に入れる。
- 下書きを作る範囲と、人が確認する範囲を分ける。
- 提出の承認者を、現場と事務所のそれぞれで決める。
- 元請から受けた指摘は、同じ形で一覧に残す。
任せた後に見る数字
任せた後は、提出期限の前に、書類が揃っているかを現場ごとに確かめてください。期限の一週間前に一覧を確かめる、という目安を決めておくと、直前の慌ただしさを減らせます。元請から受けた指摘は、現場の担当と事務所の担当が同じ一覧を見て、次の提出に反映させます。指摘が同じ項目に続く場合は、書式の対応表そのものを直す合図です。作業員の資格の期限切れは、一覧の中で最も優先して見る項目として扱ってください。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 建設業の事務員を採る | 元請書類の代行に出す | 工事管理の道具を入れる | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 得意なこと | 現場の事情への理解 | 書類の作成 | 工程と原価の記録 | 書式の差の吸収、期限、下書き |
| 現場の事実の確認 | 社内の担当 | 社内の担当 | 入力した人 | 社内の担当が確かめる |
| 提出前の抜けの確認 | 担当者の目 | 依頼の都度 | 入力の範囲 | 毎回の一覧で確かめる |
| 手元に残るもの | 担当の経験 | 納品物 | 記録のデータ | 手順書と期限の記録 |
工事管理の道具は、工程や原価を記録する場所です。提出書類の書式の差や期限の管理は、道具を入れても残るため、誰が担うかを先に決めてください。
よくある質問
元請の書式が毎回違っても任せられますか？
書式ごとに項目の対応表を作れば、転記の下書きは任せられます。ただし提出する前に、人が確認する段は残してください。
施工体制台帳や下請の管理も任せられますか？
書類の下書きと期限の一覧は任せられます。下請の選定や施工体制の判断は、建設業法などの決まりに関わるため、社内で確認してから決めてください。
工事管理の道具を入れていれば、事務は要りませんか？
道具は入力の場所です。書式の差、期限の管理、提出の確認は残るため、どこまでを社内が持つかを先に決めてください。
現場の写真や図面は扱えますか？
写真や図面の整理は、業務ごとに確認が要ります。扱う範囲と保管の方法を先に決めてください。
現場の作業員が替わったとき、書類はどう直しますか？
作業員の情報の変更は、現場の担当が事実を確かめ、人が承認します。書類の差し替えと提出のやり直しは、元請の指示に従って進めてください。変更の記録を一覧に残すと、次の提出で迷いません。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、見積の下書き、安全書類の下書き、元請への提出期限の管理を、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定です。現場の確認と提出の承認は御社に残し、書類の中で判断が要るものは理由を付けて戻します。