事務を任せるためのガイド
契約書の作成と期限管理を外に任せる方法
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 契約書の下書きと期限の管理は任せられます。条件の交渉、法律の判断、締結の承認は社内に残します。
事務が詰まるとき
契約書は取引先ごとにひな形が違い、更新日と解約の通知期限が別々に流れていきます。気づいたら自動更新の期限を過ぎていた、ということは中小企業でも珍しくありません。
署名の依頼と返送の確認は、担当者のメールと紙の束の中で行われがちです。どの契約がいつ切れるかを一覧にする人がいないと、期限は担当者の記憶に頼ることになります。
任せられる部分と、社内に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社内に残る部分 |
|---|---|---|
| 下書き | ひな形への差し込み、取引先ごとの項目の整理 | 条件の決定、交渉 |
| 確認 | 修正点の洗い出し、社内の規程との差の一覧 | 法的な解釈、リスクを受け入れるかの判断 |
| 締結 | 署名の依頼文、送付の準備 | 締結の承認、署名 |
| 期限 | 更新日と解約通知期限の一覧、期限前のお知らせ | 更新するか、やめるかの決定 |
| 保管 | 原本の所在と版の管理 | 保管の方針、保存期間 |
左の列は、手順が決まっていて誤りに気づける作業です。右の列は、会社の責任を伴うため、人が持つものです。損害賠償や秘密保持の範囲など、法律の判断が要る条項は、必ず右側で人が見ます。
契約は、締結の後に管理されてこそ意味があります。署名済みの原本と、最新版の条件を一覧で結びつけておくと、解約の通知期限を過ぎる前に気づけます。どの契約を誰が見るかも、この一覧で決めておくと安心です。
任せ方の手順
- 契約書の一覧を作る（相手、種類、開始日、終了日、更新の条件、解約の通知期限）。
- ひな形を決め、どの項目を差し込むかを決める。
- 法務の確認が要る条項に印をつけ、人が見る前提にする。
- 送付と署名の承認者を決める。
- 期限の何日前に、誰へ知らせるかを決める。
- 原本と最新版の保管場所を、一か所に決める。
任せた後に見る数字
任せた後は、期限の一覧を月に一度、社内の担当と一緒に見直してください。見直しでは、更新された契約と、期限を過ぎた契約の数を確認します。期限を過ぎた件は、どの段で止まったかを一行で残しておくと、次の期限で同じ止まり方を防げます。見直しの日を決めて続けることが、一覧を生きたものに保つ条件です。契約の原本が見当たらない場合は、保管の方針に沿って、その場で探す手順を決めてください。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 法務の担当を採る | 弁護士などに都度依頼する | 電子契約の仕組みを入れる | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 得意なこと | 社内の事情への理解 | 法的な判断 | 署名と保管 | 下書き、一覧、期限の管理 |
| 期限の見落とし | 担当の体制による | 依頼した分だけ | 入力した分だけ | 毎月の一覧で確かめる |
| 法的判断の位置 | 社内 | 専門家 | 社内 | 社内と専門家に残す |
| 手元に残るもの | 担当の経験 | 助言の記録 | 電子の契約記録 | 手順書と期限の一覧 |
電子契約は、署名と保管の方法です。契約の中身を判断するものではないため、比べるときは中身の判断をどこで行うかを先に確かめてください。
よくある質問
契約書のひな形を作るのも任せられますか？
既存のひな形を取引先ごとに差し込む作業は任せられます。新しいひな形の中身は、弁護士などの専門家と決めてください。
契約条件を変える交渉も任せられますか？
交渉は社内に残すのが一般的です。任せられるのは、修正点の洗い出しと、相手に送る文面の下書きまでです。
電子契約にすれば、社内の確認はいらなくなりますか？
いりません。電子契約は署名と保管の仕組みです。保存の要件などは、電子帳簿保存法など関係する決まりを確認してから決めてください。
更新の期限が来たら、自動で更新されてしまいませんか？
期限の一覧と事前のお知らせは任せられます。更新するかどうかは御社が決めます。通知期限の見落としを防ぐことが、任せる一番の目的です。
社外秘の契約内容を外部に任せても大丈夫ですか？
任せる範囲と、閲覧できる人を、任せる前に決めてください。秘密保持の条件を確かめ、扱う人と保管の場所を社内で決めることが、任せる前の条件になります。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、契約書の下書き、署名の依頼文、期限の一覧を、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定です。法律の判断と締結の承認は御社に残し、判断できないものは理由を付けて戻します。