事務を任せるためのガイド
データ入力と転記を外に任せる方法
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 決まった形の書類からの転記と入力は任せられます。入力した数字の最終確認と、判断が要る例外は社内に残します。
事務が詰まるとき
紙の注文書やメールの添付から台帳へ数字を写す作業は、単純でも量が多くなります。一件の書き写しの間違いが、月末の数字や請求のずれにつながります。
気づかれないまま請求が一件ずれ、取引先から指摘を受けて初めて分かる、という事務も少なくありません。入力する人と確認する人が同じだと、この種の誤りは見つかりにくくなります。
任せられる部分と、社内に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社内に残る部分 |
|---|---|---|
| 入力 | 決まった形の書類からの転記、台帳への入力 | 入力の方針（どの項目を正とするか） |
| 照合 | 入力の前後の数字の一致確認、差の一覧 | 差が出た原因の判断 |
| 整理 | ファイル名の統一、フォルダ分け | 保存の規程、保管期間の決定 |
| 例外 | 読み取れない項目の一覧化 | 例外の扱いの決定 |
| 機密 | 機密情報の扱いの範囲の確認 | 共有の範囲の決定 |
入力そのものより、照合の段を入れることが、この業務の要です。入力と照合を別の段に分けて、どちらにも人の目が届く形にしてください。
転記は、元の書類の版が変わったときに最も誤りやすくなります。元の書類を一か所に集め、いつの版を写したかを台帳に書き残すと、後から確かめられます。版の管理は、任せる前に決めておく項目です。
任せ方の手順
- 入力する書類の種類と、台帳の項目を一対一で対応させる。
- 読み取れない項目の印（「未確認」など）を決める。
- 入力と照合を別の段に分ける（入力した内容を、元の書類と突き合わせる）。
- 差が出たときの連絡先を決める。
- 週に一度、台帳の合計と元の書類の合計を合わせる。
- 誤りが出たら、原因を一行で書き残し、手順を直す。
任せた後に見る数字
任せた後は、照合で出た差の件数を週ごとに見てください。差が特定の書類の種類や、特定の取引先に偏っているなら、書類の形そのものを見直す合図です。差の原因を一行ずつ残し、同じ原因が続く場合は、入力のルールを先に決め直します。照合の段を省くと、この仕組みは静かに崩れていきます。数字は週の終わりに一度、台帳の合計と元の書類の合計を合わせて確かめてください。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 事務のパートを雇う | 入力代行会社に出す | 読み取りの道具を入れて社内で確認 | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 手に入るもの | 人の手 | 作業の時間 | 読み取りの結果 | 転記、照合、差の一覧 |
| 誤りの見つけ方 | 担当の確認 | 納品時の確認 | 社内の確認 | 照合の段で毎回確かめる |
| 例外の扱い | 担当が判断 | 依頼の都度 | 社内が判断 | 未確認に分けて戻す |
| 手元に残るもの | 担当の経験 | 納品物 | 読み取りの記録 | 手順書と照合の記録 |
読み取りの道具は、書類を文字にする段を速くします。文字にした後の照合と例外の判断は、道具だけでは残るため、比べるときは後ろの段も含めて見てください。
よくある質問
手書きの書類も任せられますか？
読み取りにくい書類は、読めない項目として印をつけ、人に戻す形が安全です。読み取りの精度は書類によって違うため、最初に試してから範囲を決めてください。
入力ミスは、どうやって防ぎますか？
入力と照合を分けて、元の書類との一致を確かめる段を入れるのが基本です。照合の結果は、差の一覧として残します。
個人情報を含む書類は、どう扱えばいいですか？
扱う人の範囲と保管の方法を、社内の規程に沿って先に決めてください。外部に渡す場合は、契約と秘密保持の条件を確認します。
会計ソフトに直接入力してもらえますか？
入力先のソフトに合わせて任せられるかは、業務ごとに確認が要ります。仕訳を確定させる判断は、社内または税理士に残してください。
入力の誤りが見つかったとき、誰が直しますか？
直す前に、元の書類と台帳のどちらが正しいかを人が確かめます。誤りの原因と直した日付を残し、同じ誤りが次に出ない手順に変えるところまでを一つの業務として扱ってください。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、決まった形の書類からの転記と台帳の照合を、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定で、入力と照合は別の段で確認します。読み取れないものや判断が要るものは、理由を付けて御社に戻します。