事務を任せるためのQ&A
事務の担当者が辞めるときの引き継ぎ対策
まず担当者の仕事を書き出し、止まると困る業務から、手順と記録を次の担当者へ移します。退職日までに、別の人が実行できるかを確かめることが大切です。
| 方法 | できること | 追加で必要なこと |
|---|---|---|
| 口頭で伝える | 背景や注意点を伝える | 聞いた内容を手順と記録に残す |
| 手順書を渡す | 作業の順番や期限を共有する | 別の人が実行して不明点を直す |
| 定期業務を外部へ任せる | 決めた範囲の仕事を継続して回す | 承認する人と例外の判断を社内に残す |
退職までにそろえる情報
- 業務名・頻度・かかる時間と、締め日を並べる。
- 進捗、保存場所、連絡先、例外の対応を残す。
- 次の担当者と承認する人を決める。
- 優先する業務を一つ選び、別の担当者が実行して手順を直す。
事務の担当者が辞めるとき、最初に何をすべきですか？
担当者の業務を一つずつ書き出し、止まると困る仕事に印をつけます。締め日、進捗、保存場所、次の担当者、承認する人をそろえ、優先する業務から実際に引き継ぎます。
引き継ぎの手順書には何を残しますか？
業務名、頻度、期限、入力する情報、具体的な手順、確認する人、例外が起きたときの連絡先、作業の記録を残します。認証情報は手順書に直接書かず、社内で定めた安全な方法で引き継ぎます。
手順書を作れば引き継ぎは完了ですか？
別の担当者が手順書を見て一度実行し、不明点や例外を直すところまで行います。誰が見ても進捗が分かる記録と、判断に迷ったときの相談先も必要です。
引き継ぎにAI BPOは使えますか？
手順が決まった定期業務は候補になります。まず一つの業務を選び、任せる範囲と社内に残す承認・判断を決めます。退職する方だけが知る手順や例外は、在籍中に確認する必要があります。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、業務を継続して引き受けるサービスです。任せる範囲と、人が承認・判断する範囲を業務ごとに整理します。税務・法律の判断、勤怠・タレントマネジメントは対象外です。
無料の仕分け診断で、任せたい業務を5つお知らせください。担当が確認して24時間以内にお返しします。