事務を任せるためのガイド
請求書の発行と入金確認を外に任せる方法
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 請求書の作成と入金の照合は外に任せられます。請求額の確定と催促の判断は、社内に残します。
事務が詰まるとき
多くの会社では、請求書は月末に担当者がまとめて作ります。取引先ごとに締め日、単価、消費税の扱いが違うため、一件ずつ確かめる時間がかかります。入金の確認も、通帳やネットバンクの明細と請求書を一件ずつ照らし合わせる作業です。
担当者が休むと、締め作業がそのまま止まります。締め日のある事務は、止まったときの影響が大きいものです。
任せられる部分と、社内に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社内に残る部分 |
|---|---|---|
| 作成 | 締め日に合わせた請求書の下書き、取引先ごとの記載事項の確認 | 請求金額の承認、取引条件の決定 |
| 送付 | 送付文の下書き | 送信の承認（承認後に送る） |
| 入金確認 | 入金データと請求の照合、未入金の一覧づくり | 入金済みとする最終判断 |
| 催促 | 催促文の下書き、支払い期日の一覧 | 催促の相手と言い方、支払いの猶予 |
| 税務 | 税務上の扱いを確かめる項目に印をつける | インボイス制度（適格請求書等保存方式）への対応、仕訳の確定 |
表の右側は、任せた後も人が持つ判断です。左側の作業は、決まった手順で進められるものを挙げています。迷う項目は、いったん右側に置くと安全です。
請求書の作成は、取引先が増えるほど手順のずれが出やすくなります。締め日や単価の変更があったとき、どの一覧を直すかを決めておくと、誤りの連鎖を防げます。変更の連絡を受ける窓口も、一つに決めてください。
任せ方の手順
- 取引先ごとに、締め日、支払い期限、振込先を一覧にする。
- 請求書の書式と番号の付け方を決める。
- 送信と支払いは、承認者が見てから進む形にする。
- 入金の照合ルールを決める（振込名義が違う場合の扱いなど）。
- 未入金が何日過ぎたら、誰に知らせるかを決める。
- 開始後は、結果を一緒に見直す。
任せた後に見る数字
任せた後は、締めのたびに三つの数字を見てください。請求書の件数、締め後に出た修正の件数、期限を過ぎた未入金の件数です。修正が続く取引先は、取引条件の書き方が社内と食い違っている合図になることが多いものです。数字は一覧にして、社長か経理の担当が月に一度、結果を見て手順を決め直します。数字の定義は開始時に決め、途中で変えないことが大切です。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 社内で採用する | 作業ごとに外注する | 会計ツールを入れて社内でやる | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 何を買うか | 人の時間 | 作業の時間 | 入力の道具 | 請求と入金の業務を毎月回すこと |
| 手順を組むのは | 社内 | 依頼する側 | 社内 | 運用の担当が組み、社内と合わせる |
| 締め忘れの見つけ方 | 担当者の記憶 | 依頼のたびに確認 | 社内の確認 | 毎月の一覧で確かめる |
| やめたあとに残るもの | 社員の経験 | 特になし | 入力の記録 | 手順書と業務の記録 |
どの方法も、判断は社内に残ります。違いは、毎月の締めを誰が回すかにあります。
よくある質問
請求書を任せると、インボイス制度への対応も任せられますか？
インボイス制度（適格請求書等保存方式）への対応は、登録番号の扱いや記載の判断を伴うため、社内の担当者か税理士が決めてください。任せる側は、決まった記載ルールを手順に書き込むところまでが一般的です。
入金の確認は、通帳の内容をそのまま見てもらえますか？
入金データを渡せれば、照合の下書きは作れます。振込名義の違いや分割入金は、例外として人に戻す形にするのが安全です。
催促の文面も任せられますか？
催促文の下書きは任せられます。送信は人が承認してから行い、金額や相手によっては法務の確認が要ります。
請求書の保存方法はどう扱いますか？
電子帳簿保存法の要件に関わるため、確認が要ります。保存の方式は、社内または税理士と決めてから任せてください。
請求書を送った後に、取引先から記載の誤りを指摘されたら？
修正版の作成は下書きまで任せられます。誤りの原因が請求額や取引条件にある場合は、社内の担当が判断し、取引先への連絡文も人が承認します。同じ誤りを繰り返さないよう、原因を一覧に残すことが次の月の手順になります。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、請求書の作成と入金の照合を、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定で、下書きはAIが作り、運用の担当が確認してから御社に納めます。送信と入金の最終判断は御社に残し、判断できない例外は理由を付けて戻します。