事務を任せるためのガイド
製造業の受発注と見積の事務を任せる方法
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 受注の入力、見積書の下書き、納期回答の一覧は任せられます。価格と納期の約束、技術的な判断は社内に残します。
事務が詰まるとき
取引先からの注文は、メール、電話、FAXで別々に入ります。同じ部品の注文でも形がそろわず、台帳に写す段で数量や納期を取り違えることがあります。
見積の依頼が来ると、図面の最新版と材料の単価を探す時間が長くかかります。納期の回答が遅れると、取引先の次の計画が狂います。
任せられる部分と、社内に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社内に残る部分 |
|---|---|---|
| 受注 | 注文の受付、受注台帳への入力、注文内容の照合 | 受注の可否、特殊な注文の判断 |
| 見積 | 過去の見積と材料単価の参照、見積書の下書き | 価格の決定、利益の判断 |
| 図面 | 図面の版番号の一覧、取引先ごとの最新版の確認 | 図面の変更、技術的な判断 |
| 納期 | 工程の一覧、回答文の下書き | 納期の約束、遅れの交渉 |
| 出荷と請求 | 出荷の一覧、請求書の下書き | 出荷の承認、請求額の承認 |
図面の版の取り違えは、そのまま不良や手戻りにつながります。版番号と受注を結びつける段は、必ず照合の対象にしてください。
受注から納期回答までの流れは、一つの番号で追えるようにすると、問い合わせへの答えが速くなります。注文の番号、図面の版、見積の番号を結びつけておくと、どこで止まっているかが一目で分かります。番号の付け方は、任せる前に決めてください。
任せ方の手順
- 受注の受付先を一つに決める（メール、電話、FAXの扱い）。
- 取引先ごとの注文の形と、台帳の項目を対応させる。
- 図面の版番号を、台帳の受注と結びつける。
- 見積の金額を決める人と、下書きを作る範囲を分ける。
- 納期回答の期限と、遅れたときの連絡先を決める。
- 月末に、台帳と出荷の数字を照合する。
任せた後に見る数字
任せた後は、納期回答の遅れと、図面の版の取り違えを月ごとに数えてください。遅れの理由は、材料、工程、入力のどこで起きたかを一行で残します。原因が入力にある場合は、受注の受付の段を直すのが先です。数字の定義は最初に決め、途中で変えないでください。取引先から版について問い合わせがあった場合は、その場で台帳の版番号を確かめ、一覧に記録する流れを作ると、次の注文で同じ問い合わせが減っていきます。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 生産管理の担当を採る | 見積だけ外部の代行に出す | 生産管理の道具を入れる | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 得意なこと | 現場と技術の理解 | 見積書の作成 | 工程と在庫の記録 | 受注、見積、納期の下書きと一覧 |
| 技術判断の位置 | 社内 | 社内 | 社内 | 社内に残す |
| 版の取り違えの見つけ方 | 担当の確認 | 依頼の都度 | 入力した人 | 照合の段で毎回確かめる |
| 手元に残るもの | 担当の経験 | 納品物 | 記録のデータ | 手順書と照合の記録 |
生産管理の道具は、工程と在庫を記録する場所です。注文の受付と図面の版の確認は、道具の外側に残るため、担当を決めておく必要があります。
よくある質問
図面の内容を読んで、見積の判断もしてもらえますか？
図面を読んでの技術的な判断は、社内に残します。任せられるのは、図面の版と見積書への転記、過去の見積の参照までです。
注文がFAXや電話で来ても任せられますか？
受付の記録と、台帳への入力の下書きは任せられます。聞き間違いや数量の違いは、人が確認する段を入れてください。
生産管理の道具を入れていれば、事務は要りませんか？
道具は記録の場所です。受注の受付、図面の版の確認、納期の回答は残るため、担当を決めておく必要があります。
取引先ごとに納期回答の形式が違う場合は、どうしますか？
取引先ごとの形式を一覧にして、回答文の下書きを分けて作れます。納期そのものの約束は、社内で決めてください。
取引先が図面を変えた後、古い見積はどうなりますか？
古い見積を使うかどうかは、社内で判断します。任せられるのは、図面の版が変わったことを一覧で知らせ、影響を受ける見積を並べるところまでです。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、受注の入力、見積書の下書き、納期回答の一覧を、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定です。価格と納期の約束、技術的な判断は御社に残し、判断が要る注文は理由を付けて戻します。