事務を任せるためのガイド
議事録から仕事を一覧にする事務を任せる方法
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 議事録から仕事を抜き出し、一覧にする作業は任せられます。担当と期限を決めることと、会議の結論の判断は社内に残します。
事務が詰まるとき
会議が終わっても、決まったことが議事録の中に埋もれていると、誰が何をするのかが分からないまま次の週に入ります。社長の一言や雑談の中で決まった仕事は、書き残されないことも多いものです。
議事録は作れても、そこから仕事を一覧にする手間が残ります。その手間を誰がやるかが決まっていない会社ほど、同じ話題が何度も会議に戻ってきます。
任せられる部分と、社内に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社内に残る部分 |
|---|---|---|
| 抜き出し | 議事録から「やること」の候補を並べる | 候補が本当に仕事かどうかの確認 |
| 整理 | 担当と期限の候補、関係する取引先の割り当て | 担当の決定、期限の決定 |
| 共有 | 一覧の下書き、確認のお知らせ文 | 共有の送信の承認 |
| 未決 | 決まっていない事項に「未決」の印をつける | 未決事項の決定、方針の変更 |
| 人の評価 | 対象外 | 人の評価に関わる発言の扱い |
「やること」は、誰かが動く必要があるものだけを候補にするのが基本です。方針や評価の話し合いは、仕事の一覧に混ぜず、別の記録として残すと分けやすくなります。
議事録の段階で「やること」の書き方がそろっていると、一覧づくりの誤りが減ります。たとえば「誰が」「何を」「いつまでに」を一行に書く決まりを作るだけでも、担当の取り違えは大きく減ります。
任せ方の手順
- 議事録の形を決める（決定事項、やること、担当、期限、未決事項の欄）。
- 「やること」の基準を決める（誰かが動く必要があるもの）。
- 担当と期限は、会議で決めた人の名前を書く。決まらなければ未決にする。
- 一覧の送付先と、送信の承認者を決める。
- 期限の前日に、担当へ知らせる流れを作る。
- 翌月、完了していない仕事を一緒に見直す。
任せた後に見る数字
任せた後は、未完了の仕事を翌月の会議の冒頭で読み上げる使い方が一般的です。読み上げは数分で足ります。完了した仕事と未決の件を分けて確かめるだけで、会議が前月の話に戻るのを防げます。一覧が会議の前に参加者へ届いているかも、毎回確かめてください。一覧が届かない月は、議事録の書き方より先に、送付の担当を決め直すのが近道です。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 秘書や総務の社員を増やす | 議事録の作成を外に出す | 文字起こしの道具を入れる | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 手に入るもの | 人の手と記憶 | 議事録の文面 | 文字起こし | 議事録から一覧までの流れ |
| 決まらなかった事項 | 担当者が判断 | 議事録に残るだけ | 残るだけ | 未決の欄で一覧に残す |
| 漏れの見つけ方 | 担当者の確認 | 依頼のたびに確認 | 人が読み直す | 毎月の未完了一覧で確かめる |
| 手元に残るもの | 社員の経験 | 議事録の文書 | 文字の記録 | 手順書と仕事の記録 |
議事録の作成そのものを外に出すか、一覧にする所まで任せるかで、比べる軸が変わります。今の困りごとが「決まったことが流れない」なら、一覧の段まで含めて考えるとよいでしょう。
よくある質問
録音や文字起こしがなくても任せられますか？
議事録の文面があれば任せられます。録音や文字起こしの扱いは、社内の規程と参加者の了解を確認してから決めてください。
議事録にない仕事を、勝手に足すことはありますか？
足さない形にするのが基本です。議事録にない仕事は「未確認」に分けて、人が確かめてから一覧に加えます。
担当者が決まっていないときは、どうしますか？
担当は決めずに「未決」として残します。担当を勝手に割り振らないことが、後で揉めないための条件です。
議事録の保存や共有は、どう決めればいいですか？
保存と共有の範囲は、社内の規程に従ってください。個人情報や取引の秘密が入る議事録は、共有先を限定することが一般的です。
会議で反対した人の意見も、一覧に残せますか？
一覧には、決定事項とやることだけを載せるのが基本です。反対意見や議論の経緯は議事録の本文に残し、一覧とは分けておきます。どこまで残すかは、社内で決めてください。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、議事録から仕事の一覧を作る作業を、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定で、一覧の下書きはAIが作り、運用の担当が確認します。担当と期限を決めるのは御社で、決まらなかったことは未決として戻します。