事務を任せるためのガイド
1人で経理と総務を抱えたときの任せ方
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 経理と総務を一人で抱えているなら、まず月末に止まる仕事を書き出し、締め日のある事務から一つずつ外に任せるのが安全です。
事務が詰まるとき
経理と総務を一人が兼ねると、請求、社会保険の手続き、契約、備品の購入、来客対応が同じ机に積み上がります。どれが急ぎかの判断も、その一人が全部持つことになります。
休みを取りにくく、その人が辞めると会社の事務が止まります。引き継ぎの資料がない場合は、なおさら困ります。
任せられる部分と、社内に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社内に残る部分 |
|---|---|---|
| 請求と入金 | 請求書の下書き、入金の照合、催促文の下書き | 請求額の確定、入金の最終判断 |
| 契約と文書 | 契約書の下書き、期限の一覧、署名の依頼文 | 締結の承認、法的な判断 |
| 総務の手続き | 提出期限の一覧、必要書類の下書き | 手続きの判断、届出の承認 |
| 備品と購入 | 発注の下書き、在庫の一覧 | 購入の承認、支出の判断 |
| 税務と給与 | 資料の整理、期限の一覧 | 仕訳の確定、申告、給与の決定（税理士や社会保険労務士と確かめる） |
一人が抱えている事務の多くは、手順が決まっている部分と、判断の部分が混ざっています。任せる前に、この二つを分けるところが最初の仕事です。
一人の仕事を外に出す前に、その人が毎日同じ時間に何をしているかを見ておくと、手順の穴が見つかります。書き出した仕事を毎日、毎週、毎月に分けると、任せる順番が決めやすくなります。
任せ方の手順
- 一週間、自分の仕事を一行ずつ書き出す（作業、頻度、かかる時間）。
- 止まると困るものに印をつける（締め日、支払い、取引先への送付）。
- 印のついたものの中から、手順が決まっているものを一つ選ぶ。
- 任せる範囲と、承認する人を書面で決める。
- 最初の一業務で、見直しの進め方を決める。
- 手順が回ったら、次の業務を足す。
任せた後に見る数字
任せた後は、一人で抱えていた時間が、どの仕事に戻ってきたかを月に一度見てください。戻った時間で、採用や取引先との関係づくりに手を付けられているかが、任せた効果を測る目安になります。手順が回っていない業務は、手順書を直してから次の業務に進みます。一度に三つも四つも業務を足すと、どの手順が効いたのか分からなくなります。一つずつ足す方が、結果を確かめやすくなります。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 経理や総務の社員を採る | 派遣を入れる | 経理の会計ソフトを入れて続ける | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 手に入るもの | 社内の人の手 | 作業の時間 | 入力と集計の場所 | 業務の毎月の回し方 |
| 採用までの時間 | 採用と教育に時間がかかる | 指示を出す分だけ | 導入後すぐ | 最初の一業務から始める |
| 一人の仕事を減らす量 | 採用した人の範囲 | 指示の範囲 | 入力の範囲 | 任せた業務の範囲 |
| 手元に残るもの | 社員の経験 | 特になし | 入力のデータ | 手順書と業務の記録 |
採用は、会社の文化に合う人を探す時間がかかります。事務の困りごとを先に減らしたいなら、任せられるものから始める方法も選べます。
よくある質問
何から任せれば、効果が見えやすいですか？
締め日があり、手順が決まっている業務からが一般的です。請求書の下書きや提出期限の一覧が選ばれやすいです。
任せた後も、経理の全体は自分が見ないといけませんか？
全体の判断と承認は社内に残ります。任せる目的は、一人が抱える量を減らし、止まる事務をなくすことです。
税理士に頼んでいる場合、どう分ければいいですか？
税務の判断と申告は税理士に残し、その前の資料の整理と期限の一覧を外に任せる形が一般的です。
総務の手続きの法律上の判断は？
社会保険や労働に関わる手続きは、社会保険労務士などと区分を決めてください。
任せる相手に、社内の事情をどこまで伝えればいいですか？
業務を回すために必要な情報は、手順書に書いて渡します。個人の給与や評価のような情報は、業務に必要な範囲に絞り、扱う人を限定してください。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、請求と入金、契約書の期限、総務の提出期限の一覧を、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定で、判断と承認は御社に残ります。最初は一業務から始め、手順が回ってから広げます。