事務を任せるためのガイド
社長が夜にしている事務を外に任せる方法
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 社長が夜に事務をしている状態は、判断だけを社長に残し、手順が決まった事務を外に移すことで解けることが多いです。
事務が詰まるとき
社長は現場、取引先、資金繰りの判断を抱えたまま、夜に請求書や契約書、社員からの問い合わせへの返信を片付けています。事務を止めると翌日の仕事が溜まりますが、任せる相手が見つからないまま時間が過ぎることも多いものです。
夜の事務が続くと、判断の質も落ちます。社長の時間が事務に取られるほど、経営の判断が後回しになります。
任せられる部分と、社長に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社長に残る部分 |
|---|---|---|
| 事務の下書き | 請求書、契約書、返信文の下書き | 内容の最終確認、送信の承認 |
| 問い合わせ | 問い合わせの一覧化と、答えの候補 | 約束や例外への判断 |
| お金 | 入金の照合、支払い予定の一覧 | 支払いの決定、資金繰りの判断 |
| 社員対応 | 申請の一覧、期限のお知らせ | 評価、処遇、人事の判断 |
| 税務と法律 | 資料の整理 | 税務の判断、契約の締結（専門家と確かめる） |
社長に残す判断は、会社の方向と責任に関わるものです。それ以外の手順は、思い切って外に移す対象として考えてください。
社長の事務を減らす最初の一歩は、夜にしている作業を書き出し、「確認してから送る」ものと「決めてから動かす」ものに分けることです。その分け方が、任せる範囲の線になります。
任せ方の手順
- 社長が夜にしている事務を、一週間分、時間つきで書き出す。
- 「判断」と「手順」に分ける。手順のものだけを候補にする。
- 手順のうち、締め日がなく、誤りが外に出ないものから一つ選ぶ。
- 承認する人は社長に残し、承認の方法を決める（例：一覧で確かめてまとめて承認する）。
- 任せた事務の結果を、週に一度、社長が一覧で見る。
- 夜の事務が減ったら、次の業務を足す。
任せた後に見る数字
任せた後は、社長が夜にしていた作業が、週に何回まで減ったかを数えてください。減り方が緩やかでも、判断の時間が戻ってきていれば、任せた方向は合っています。夜に確認するものが増えた週は、承認の方法が重すぎないかを見直します。承認は一覧にまとめ、週に一度の決まった時間に行う形が続けやすいものです。社長が夜に確認したくなるのは、一覧が届いていないと感じたときが多いので、届く時間も決めておいてください。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 管理部の社員を採る | 個人の事務代行を頼む | 業務の道具を入れて自分で続ける | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 手に入るもの | 社内の人の手 | 作業の時間 | 入力と記録の場所 | 事務の毎月の回し方 |
| 社長の確認の量 | 任せ方の設計による | 指示と確認が都度必要 | 入力は減らないことが多い | 一覧でまとめて承認する形にできる |
| 判断の位置 | 社内 | 社長 | 社長 | 社長に残す |
| 手元に残るもの | 社員の経験 | 特になし | 入力のデータ | 手順書と業務の記録 |
社長が手を離すと判断が遅れると心配される方は多いものです。判断は社長に残すため、遅れるのは手順の部分だけになります。
よくある質問
社長しか分からない取引の事情があっても任せられますか？
事情は、最初の聞き取りで書き出して手順に入れます。例外の判断は社長に残すのが基本です。
任せると、社長が確認する量はかえって増えませんか？
増えないように、承認は一覧でまとめて行う形にします。確認の方法は最初に決めてください。
社長が手を離すと、会社の判断が遅れませんか？
判断は社長に残すため、遅れるのは手順の部分だけです。待つ判断と急ぐ判断を、先に分けておくと安心です。
任せるときに、社内の人への説明は必要ですか？
必要です。誰が何を確認するかを社内に伝えてから始めると、混乱が減ります。
社長が任せた事務を、途中でやめたくなったら？
手順と記録が残っていれば、社内の担当に戻すことも、別の方法に移すこともできます。やめるときの引き継ぎの範囲は、任せる前に決めておいてください。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、社長が夜にしている請求、契約、問い合わせへの返信の下書きを、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定です。社長には判断と承認を残し、判断が要るものは理由を付けて戻します。