事務を任せるためのガイド
採用事務を外に任せる方法と線引き
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 応募の受付整理と日程調整の下書きは任せられます。選考の判断、条件の提示、内定の決定は社内に残します。
事務が詰まるとき
求人を出すと、応募の連絡が同じ週に重なり、返信が遅れます。日程の調整は、社長や面接官の予定を見ながら何度もメールを往復させる作業になります。
採用の事務が一人の担当に任されていると、その担当が休んだ日に、応募者が返事を待たされることになります。応募者の印象は、この待ち時間で大きく変わります。
任せられる部分と、社内に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社内に残る部分 |
|---|---|---|
| 受付 | 媒体ごとの応募の一覧化、受付の確認の下書き | 応募を受けるかどうかの判断 |
| 日程 | 候補日の一覧、日程調整の文面の下書き | 面接官の割り振り、日程の確定 |
| 選考 | 書類の抜けや期限の一覧 | 合否の判断、評価 |
| 連絡 | 面接後のお礼と結果連絡の文面の下書き | 結果の伝達、条件の提示、内定 |
| 情報管理 | 応募者情報の保管場所の整理 | 閲覧できる人の範囲、保存期間 |
選考の判断と評価は、会社の人事に関わるため、社内に残すのが一般的です。任せるのは、判断のための材料を揃え、連絡を滞らせないところまでです。
応募者の印象は、最初の連絡の速さで決まりやすいものです。受付の確認をその日のうちに返す、といった目安を社内で決めておくと、担当が不在の日も待たされる時間を減らせます。目安の時間は、社内の体制に合わせて決めてください。
任せ方の手順
- 応募の受付先を一つに決め、媒体ごとの応募情報をそこへ集める。
- 日程調整の候補日と、返信の期限を決める。
- 選考の段階と、次に動く人を一覧にする。
- 応募者情報の閲覧範囲と保存期間を決める。
- 送信の承認者を決める（結果連絡は必ず人が承認する）。
- 週に一度、止まっている応募を一覧で見直す。
任せた後に見る数字
任せた後は、応募から最初の連絡までの日数を毎月見てください。日数が延びている月は、受付の担当が不在だった、日程の候補が足りなかった、といった理由がほとんどです。理由を一行残し、翌月の手順に反映させます。選考の結果がどう出たかは、この一覧では扱わず、社内で別に確かめてください。応募者が多い時期ほど、一覧の確認を一日一回に増やす決まりを作ると、取りこぼしを防げます。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 採用担当の社員を採る | 採用代行会社に頼む | 採用の道具で日程を自動化する | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 得意なこと | 会社の文化に合わせた判断 | 母集団の集め方 | 日程の候補出し | 受付、日程、連絡の下書き |
| 判断の位置 | 社内 | 代行会社と社内 | 社内 | 社内に残す |
| 応募者を待たせない | 担当の体制による | 契約の範囲による | 道具の設定による | 毎週の一覧で確かめる |
| 手元に残るもの | 担当の経験 | 契約と成果物 | 応募の記録 | 手順書と記録 |
採用の集め方そのものを外に出したいのか、受けた後の事務を軽くしたいのかで、選ぶ先は変わります。事務の困りごとなら、受けた後の段から考えると分かりやすくなります。
よくある質問
応募者の評価や選考の判断も任せられますか？
任せない側に置くのが一般的です。書類の見落としを防ぐための一覧づくりまでは任せられますが、合否の判断は社内で行います。
日程調整の連絡は、そのまま送ってもらえますか？
送るのは承認の後にします。候補日の一覧と文面の下書きを作り、人が確認してから送る形が安全です。
媒体ごとの応募情報を一つにまとめられますか？
媒体ごとの応募情報を一覧にまとめる作業は任せられます。応募者の個人情報の保管場所と、閲覧できる人は社内で決めてください。
採用の法律上の注意点はどこで確かめればいいですか？
募集の条件や個人情報の扱いには、職業安定法や個人情報保護法などの決まりがあります。内容は社会保険労務士や弁護士に確かめてください。
応募者の個人情報を、どこまで外に出せますか？
応募書類の中身を外に出す範囲は、社内の規程と本人への説明に従います。外部に渡す前に、閲覧する人、保存の期間、削除の方法を決めておくことが、任せる前の条件です。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、応募の受付整理、日程調整の下書き、面接後の連絡文の下書きを、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定です。選考の判断、条件の提示、内定の決定は御社に残し、判断が要る連絡は理由を付けて戻します。