事務を任せるためのガイド
営業事務を外に任せる方法と線引き
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 顧客情報の整理と見積の下書き、フォローの期日管理は任せられます。値引きや条件の判断は社内に残します。
事務が詰まるとき
営業担当が外に出ている間に、商談の記録が書かれず、見積の作成や次の連絡が遅れます。営業担当が事務も兼ねていると、名刺の情報や商談の経緯が本人の頭の中だけに残ります。
その結果、同じ顧客に二度同じ説明をする、フォローの約束を忘れる、といったことが起きやすくなります。
任せられる部分と、社内に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社内に残る部分 |
|---|---|---|
| 顧客情報 | 名刺や商談メモからの登録、重複の確認 | 顧客の区分けと優先順位 |
| 見積 | 見積書の下書き、過去の見積の参照 | 金額、値引き、条件の決定 |
| フォロー | 次回連絡の期日の一覧、お礼と確認の文面の下書き | 送信の承認、顧客への判断の伝達 |
| 受注後 | 受注情報の転記、納期の一覧 | 納期の約束、契約条件の確認 |
| 報告 | 週次の商談状況の一覧 | 方針の決定、担当者の評価 |
見積の金額と値引きは、会社の利益に直結する判断です。下書きが整っていても、最後の数字は人が決める形を崩さないでください。
営業事務は、記録が一人の頭の中にある状態から抜け出すことが第一歩です。商談ごとに同じ項目を書く習慣を作ると、担当が替わっても顧客の経緯をたどれます。項目は多くしすぎず、次の行動が決まる情報に絞ると続きます。
任せ方の手順
- 商談記録の形を決める（会社、担当者、日付、次回の予定、金額の目安）。
- 見積書のひな形と、社内で決めた値引きの上限を用意する。
- フォローの期日を一覧にし、担当ごとに振り分ける。
- 送信の承認者と、承認までの目安の時間を決める。
- 受注後の転記先を一つに決める。
- 月に一度、記録の抜けを見て、形を直す。
任せた後に見る数字
任せた後は、フォローの期日を過ぎた案件の数を週に一度見てください。期日を過ぎた案件が増えていれば、担当の手が回っていない合図です。見直しでは、案件を続けるか、やめるかを営業の担当が決めます。記録を残す項目は、増やさず、次の行動が決まるものに絞り続けてください。項目が増えすぎると、入力が止まり、記録そのものが読まれなくなります。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 営業事務の社員を採る | 派遣を入れる | 顧客管理（CRM）の道具を入れる | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 手に入るもの | 社内の人の手 | 作業の時間 | 記録の場所 | 記録、見積の下書き、期日の管理 |
| 営業の時間の戻り方 | 採用と教育の後に | 指示を出す分だけ | 入力を営業が続ける分だけ | 業務として毎月回る |
| 記録の抜けの見つけ方 | 担当の確認 | 指示のたびに確認 | 入力者の確認 | 毎月の一覧で確かめる |
| 手元に残るもの | 社員の経験 | 特になし | 入力データ | 手順書と記録 |
顧客管理の道具は、記録の場所です。記録を誰が入れ、誰が抜けを見るかを決めないと、道具だけでは営業事務は回りません。
よくある質問
名刺の写真や商談メモから、顧客情報を登録してもらえますか？
登録の下書きは任せられます。個人情報の扱いは社内の規程に従い、読み取りの誤りは人が確認する形にしてください。
見積の金額は任せられますか？
金額の決定は社内に残します。任せられるのは、過去の見積の参照と、ひな形に当てはめた下書きまでです。
フォローの連絡は、そのまま送ってもらえますか？
送るのは承認の後です。相手や案件で言い方が変わるため、下書きを人が確認してから送る形が一般的です。
既存の顧客管理の道具を使っていてもいいですか？
使っている道具の入力と整理は任せられます。どの項目を正とするかは、先に社内で決めてください。
担当者が替わったとき、顧客情報の引き継ぎはどうなりますか？
引き継ぎは、記録を見れば次の行動が分かる形になっているかで決まります。任せた業務の記録は、担当が替わっても同じ形で残るため、引き継ぎの資料づくりの手間が減ります。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、営業事務のうち、顧客情報の整理、見積書の下書き、フォローの期日管理を、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定です。送信と金額の判断は御社が持ち、判断できない案件は理由を付けて戻します。