事務を任せるためのガイド
町工場の請求と入金確認を任せる方法
更新日： / Gugen株式会社
要するに、 町工場の請求書の下書きと入金の照合は任せられます。請求額の確定、未入金の扱い、催促の判断は社内に残します。
事務が詰まるとき
数人の工場では、社長や経理を兼ねる一人が、月末に納品書と請求書を見比べ、通帳で入金を確かめています。取引先ごとに締め日が違い、締めの後に出した追加の納品が請求から漏れることもあります。
漏れた分は、次の月に気づいて請求することになり、取引先とのやり取りが余計に増えます。
任せられる部分と、社内に残る部分
| 区分 | 任せられる部分 | 社内に残る部分 |
|---|---|---|
| 請求書 | 納品書からの請求書の下書き、締め日ごとの一覧 | 請求額の確定、単価の変更 |
| 入金 | 通帳の入金と請求の照合、未入金の一覧 | 入金の最終判断、振込名義の違いの扱い |
| 催促 | 催促文の下書き、支払い期日の一覧 | 催促の相手と言い方、支払いの猶予 |
| 漏れ防止 | 追加の納品と請求の照合、差の一覧 | 差の原因の判断 |
| 税務 | 消費税の区分を確かめる項目に印をつける | インボイス制度（適格請求書等保存方式）の対応、税理士との相談 |
催促は、長く付き合ってきた取引先との関係に関わります。文面は下書きまでを任せ、相手と言い方は社内で決めてください。
請求の漏れは、締め日の後に来る追加の納品で起きやすくなります。納品書の控えを毎日一覧に入れ、締めの前に見直す習慣を作ると、次の月へ持ち越す額が減ります。習慣の形は、工場の人の動きに合わせて決めてください。
任せ方の手順
- 取引先ごとの締め日、支払い期限、振込先を一覧にする。
- 納品書と請求書の番号を、一対一で対応させる。
- 通帳の入金を、請求ごとに照合する段を決める。
- 未入金が何日過ぎたら、人に知らせるかを決める。
- 催促文の送信は、社長か担当の承認を通す。
- 月末に、請求と入金の合計が合うかを見る。
任せた後に見る数字
任せた後は、締め日ごとに請求の合計と入金の合計を並べ、差が残っていないかを見てください。差が残る月は、追加の納品、振込名義の違い、締め日の食い違いのいずれかが原因であることが多いものです。社長が月末に十分ほど時間を取って、この一覧を見る習慣が、漏れを減らす近道になります。催促の文面を送った件は、返事の有無まで一覧に残してください。
外注・採用・ツール導入の比べ方
| 比べる点 | 経理の人を採る | 税理士に記帳と請求を頼む | 会計ソフトを入れて社内で入力 | 業務ごと任せる（AI BPO） |
|---|---|---|---|---|
| 手に入るもの | 社内の人の手 | 記帳と申告の専門 | 入力と集計の場所 | 請求の下書きと入金の照合 |
| 漏れの見つけ方 | 担当の確認 | 決算の時期に確認 | 入力した人の確認 | 締めごとの一覧で確かめる |
| 催促と判断の位置 | 社内 | 社内 | 社内 | 社内に残す |
| 手元に残るもの | 担当の経験 | 申告の記録 | 入力のデータ | 手順書と照合の記録 |
税理士に頼む部分と、日々の請求と入金の部分は、重なりやすい領域です。どこで線を引くかを、先に税理士と話しておくと安心です。
よくある質問
振込名義が取引先名と違う場合は、どうなりますか？
名義の違いは例外として人に戻す形にします。どの取引先の入金かを決めるのは、社内の担当です。
催促の文面で、取引先との関係を損なわないか心配です。
文面は下書きまでを任せ、言い方は人が決めます。関係の深い取引先には、電話で先に話す決まりを作ると安全です。
支払いが長く滞ったら、どうすればいいですか？
回収の方法や法的な対応は、弁護士などの専門家に確かめてください。任せるのは、一覧と催促の下書きまでです。
消費税の区分は任せられますか？
区分を確かめる項目に印をつけるところまでは任せられます。最終的な区分と申告は、税理士など専門家と決めてください。
取引先から支払いの期日を延ばしてほしいと言われたら？
支払いの猶予は取引条件に関わるため、社内で決めます。任せられるのは、依頼の内容を一覧にし、社長に判断を渡す形を作るところまでです。
マカセタの場合
Gugen株式会社の「マカセタ」は、請求書の下書き、通帳との入金照合、未入金の一覧と催促文の下書きを、業務ごと毎月お引き受けします。担当は固定です。請求額の確定、催促の送信、税務の判断は御社に残し、判断が要るものは理由を付けて戻します。